As regras de abastecimento de uma frota são um conjunto de diretrizes que ajudam você a colocar ordem na casa, padronizar processos e manter o controle de verdade sobre os gastos com combustível.

Afinal, se tem uma coisa que vira incômodo muito rápido na gestão de frotas é o controle de abastecimento sem critérios.

Um motorista abastece fora da rota, outro escolhe sempre o posto mais caro, tem quem complete o tanque mesmo sem necessidade… e, no fim do mês, os números não fazem sentido.

Então, veja agora como definir e que tipos de regras você pode aplicar na sua operação e gestão de abastecimento!

O que são regras de abastecimento e por que tê-las na sua gestão?

As regras de abastecimento são diretrizes que orientam como, onde, quando e quanto os veículos da frota devem ser abastecidos.

Elas fazem parte das chamadas políticas de abastecimento para frotas e são essenciais para garantir que cada litro de combustível esteja sendo bem utilizado.

Mas não é só uma questão de economia. Ter regras claras ajuda a:

• Padronizar a operação e evitar que cada motorista abasteça de um jeito;
• Impedir fraudes de abastecimento, como abastecimento fora de rota ou em valores acima do permitido;
• Facilitar o controle de abastecimento dos veículos da frota, com dados organizados e comparáveis;
• Melhorar a previsibilidade dos custos, permitindo planejar melhor o orçamento da operação;
• Promover mais responsabilidade dos motoristas, que passam a seguir orientações objetivas e rastreáveis.

Se na sua frota ainda não existe nenhum tipo de regra, o abastecimento acaba virando um campo aberto para decisões individuais. Por isso, definir essas regras é um dos primeiros passos para transformar a gestão da sua frota em algo mais estratégico.

Como definir e aplicar regras de abastecimento para motoristas?

Antes de criar regras, é importante entender a realidade da sua frota. Cada operação tem suas particularidades: tipo de veículo, rotas, jornada dos motoristas, postos disponíveis… e tudo isso precisa ser considerado na hora de montar as regras da frota para motoristas.

Esse entendimento pode ser um dos seus desafios na gestão de abastecimento, mas temos um passo a passo base para você seguir:

Analise os dados atuais de abastecimento

Olhe para os relatórios, verifique onde os motoristas abastecem, quais os horários mais comuns, qual o volume médio por veículo, se há desvios fora da rota etc. Essa análise vai mostrar os principais pontos que precisam ser ajustados.

Defina o que pode e o que não pode na sua política

Utilize regras claras que evitem interpretações. Isso pode incluir postos permitidos e não permitidos, horários de abastecimento, limite de litros ou valor por transação, e assim por diante.

Comunique as regras de forma clara aos motoristas

Não adianta criar uma política e deixar guardada no sistema ou no papel. Apresente aos motoristas de forma simples, objetiva e, se possível, com exemplos práticos. E deixe claro que o objetivo é ajudar no controle, não dificultar a rotina de ninguém.

Use a tecnologia a seu favor

Sistemas de gestão de abastecimento, como a VEIC, permitem configurar regras automáticas, alertas em tempo real e bloqueios em caso de descumprimento. Isso reduz muito o trabalho manual e garante que as regras sejam cumpridas sem esforço.

Acompanhe e ajuste conforme a necessidade

À medida que a operação evolui, vale revisar e adaptar pontos da política que já não fazem mais sentido. O importante é manter o foco no controle, sem travar a operação.

Exemplos de regras de abastecimento para a sua frota

Essas são algumas regras de abastecimento que você pode aplicar de forma simples e objetiva:

• Definir postos autorizados: restringir os abastecimentos a uma rede de confiança, com preços justos e boa qualidade de combustível. Isso evita desvios e pode ajudar a reduzir as variações de preço entre diferentes regiões.
• Limitar abastecimentos fora do horário comercial: restringir abastecimentos em horários fora da jornada prevista ajuda a evitar uso indevido ou não autorizado.
• Estabelecer limite por abastecimento ou por dia: seja por valor, por litro ou por quantidade de vezes que um veículo pode abastecer no dia.
• Exigir registro de quilometragem no ato do abastecimento: isso permite comparar a média e identificar inconsistências. Quando a quilometragem não bate, você deve ligar um alerta de investigação.
• Proibir abastecimentos com tanque quase cheio: regra útil para evitar aquele “completinho” só pra bater meta ou gerar cupom de comissão — que no fim só aumenta o custo sem necessidade.

Você pode definir essas diretrizes por tipo de veículo, por centro de custo, por perfil de operação ou até por motorista. O importante é que as regras reflitam a realidade da sua frota e sejam aplicáveis no dia a dia.

Como controlar o cumprimento das regras de abastecimento?

Definir as regras é só o primeiro passo. O verdadeiro desafio está em garantir que elas sejam cumpridas, sem depender apenas da boa vontade dos motoristas ou de conferência manual de comprovantes.

Vamos te contar uma coisa boa agora: com o suporte certo, esse controle pode ser simples e automático.

Uma das formas mais eficazes de fazer isso é com um sistema de gestão de abastecimento atrelado ao cartão de combustível, que permite configurar as regras diretamente na plataforma.

Dessa forma, os abastecimentos que não seguirem as diretrizes definidas são bloqueados na hora ou sinalizados como exceções.

Além de solucionar diretamente esse problema, o combo de cartão + sistema de gestão traz outras vantagens, como o recebimento de alertas, geração de relatórios automáticos, aprovação em tempo real dos abastecimentos, e muito mais.
Com uma solução como a VEIC, você configura as regras de forma simples, aplica na prática com tecnologia e acompanha tudo em tempo real. Do jeito que sua frota precisa. Conheça agora!