Se você já tentou organizar os abastecimentos da frota numa planilha, sabe que o trabalho pode até começar bem… mas basta o volume aumentar um pouco pra tudo virar um caos.
Campo faltando, dado duplicado, erro de fórmula, motorista esquecendo de anotar a quilometragem… Parece que, nessas horas, o que era para facilitar a gestão está atrapalhando ainda mais.
Daí vem a dúvida: será que vale continuar com a planilha ou é melhor investir logo em um sistema de gestão de abastecimento?
Bora entender a resposta pra essa pergunta então.
Como fazer o controle de combustível da frota?
O controle de combustível da frota nada mais é do que acompanhar, registrar e analisar tudo que é gasto com abastecimento. Isso inclui o que foi abastecido, quando, onde, quanto custou e qual foi o desempenho do veículo naquele trecho.
Na prática, esse controle ajuda você a identificar desvios no consumo, planejar rotas melhores, manter os veículos dentro da média esperada e — claro — evitar desperdícios.
Essa gestão acontece no dia a dia, registrando cada abastecimento com data, hora, local, quantidade abastecida, valor pago e quilometragem do veículo.
Mas só anotar não resolve. Então uma outra parte indispensável do controle de combustível da frota é a análise.
Acompanhar os relatórios e cruzar os dados com a realidade da operação é o que permite perceber se há veículos fora da média, motoristas com desvios de conduta ou postos cobrando preços acima do normal.
Com esse acompanhamento constante, você tem o controle na mão para tomar decisões estratégicas: ajustar rotas, aplicar regras, definir metas por veículo e até negociar melhor com os fornecedores.
Para isso, é fundamental contar com ferramentas para gestão de abastecimento que permitam registrar e acompanhar cada detalhe — desde o posto até o desempenho do veículo.
O que é melhor: Excel, planilha online ou sistema de gestão?
Cada uma tem seus prós e contras, e entender isso te ajuda a escolher com mais segurança, porque, afinal, a melhor opção é aquela que faz mais sentido pra realidade da sua frota.
Comparação Excel x planilha online x sistema de gestão
| Critério | Excel (offline) | Planilha online | Sistema de gestão de abastecimento |
| Facilidade de uso | Média | Média | Alta |
| Colaboração em equipe | Não | Sim | Sim |
| Atualização em tempo real | Não | Parcial (depende de uso manual) | Sim (automatizada) |
| Controle de dados | Manual | Manual | Automatizado |
| Risco de erro humano | Alto | Alto | Baixo (com regras e validações) |
| Aplicação de regras de abastecimento | Não | Limitada | Sim (por veículo, horário, valor…) |
| Geração de relatórios automáticos | Não | Não | Sim |
| Alertas e bloqueios preventivos | Não | Não | Sim |
| Escalabilidade para grandes frotas | Baixa | Média | Alta |
Excel (offline)
É a opção mais básica. Ideal para quem está começando, tem poucos veículos e quer montar um controle rápido. Dá pra montar um modelo simples com dados de abastecimento e fazer algumas análises com fórmulas manuais.
Para quem tem conhecimentos avançados, dá para trabalhar com algumas automações nos preenchimentos para, a partir do input de alguns dados, gerar gráficos e dashboards.
Mas o Excel tem limites: não é colaborativo, não atualiza em tempo real, e qualquer erro de fórmula ou preenchimento pode comprometer toda a análise. E, conforme a frota cresce, a planilha vira um campo minado.
Planilha online (como Google Sheets)
Dá um passo além: permite que várias pessoas acessem e editem ao mesmo tempo, o que ajuda na rotina com mais de um responsável pelo abastecimento. Também é mais segura, pois fica salva na nuvem.
Ainda assim, exige organização rígida, manutenção constante e habilidade com fórmulas. E mesmo sendo online, continua sendo um controle manual.
Você ainda depende de alguém preenchendo certo, o que, na prática, abre espaço para muitos dos desafios na gestão de abastecimento enfrentados por frotas que ainda não adotaram soluções mais robustas.
Sistema de gestão de abastecimento (como a VEIC)
Controles manuais podem até quebrar um galho no começo, mas com o tempo acabam abrindo margem para erros na gestão de abastecimento que afetam diretamente os custos, a produtividade e até a confiabilidade da operação.
Por isso, o sistema de gestão é o que existe de mais completo. Um bom sistema automatiza os registros, coleta dados direto via cartão de abastecimento, faz os cálculos de consumo automaticamente, gera alertas de desvios e organiza tudo em relatórios visuais.
O sistema também permite aplicar regras por veículo, controlar a média individual de consumo, identificar fraudes e tomar decisões mais estratégicas com base em dados reais — tudo isso em tempo real.
Tem um investimento mensal inicial maior e é preciso ficar de olho no retorno (ROI) ao longo do tempo, mas geralmente, a médio prazo, já compensa.
E um ponto importante: mesmo quem está começando pode (e deve) considerar já partir para um sistema.
Isso evita que o controle cresça desorganizado, reduz a chance de erros e já garante que toda a operação comece com dados confiáveis, históricos completos e regras claras desde o primeiro abastecimento.
Seja no início da operação ou com a frota já rodando, contar com um sistema completo de gestão de abastecimento faz toda a diferença. Com a VEIC, você elimina os erros manuais, padroniza os processos e acompanha tudo em tempo real — desde o primeiro abastecimento.
Comece certo. Conheça a VEIC!
