Se você ainda não acompanha os indicadores da gestão de abastecimento, tá perdendo tempo e, provavelmente, dinheiro.

Sem esses números no radar, fica praticamente impossível saber se o consumo de combustível está dentro do esperado, se tem abastecimento fora do padrão ou se sua frota está gastando mais do que deveria.

A boa notícia? Você não precisa virar um analista de dados para colocar esses indicadores da frota no jogo a seu favor. Com os KPIs certos e um bom sistema de gestão, dá pra enxergar onde estão os problemas e resolver antes que o prejuízo chegue — esse é um dos passos para fazer o controle de combustível da sua frota.

Bora entender como isso funciona e quais números você precisa acompanhar?

O que são indicadores do controle de abastecimento de combustível?

Os KPIs de abastecimento mostram o desempenho do consumo de combustível da frota. Eles vão desde métricas de custos até dados sobre o comportamento dos motoristas e seu impacto no consumo.

Ou seja, eles são como o painel de controle do seu carro, só que para a frota inteira. 

Sem esses indicadores, você até pode sentir que o combustível está pesando no bolso, mas não sabe ao certo o porquê.

Será que tem veículo rodando mais do que deveria? Algum motorista está abastecendo fora da rota? O consumo está acima da média? Sem dados confiáveis, a gestão vira um jogo de adivinhação.

Por isso, acompanhar os KPIs da gestão de abastecimento é essencial. Com eles, você consegue agir antes que pequenos desperdícios virem um problema grande — e caro!

Por que usar KPIs para gestão de abastecimentos?

Usar KPIs na gestão de abastecimento é o que separa uma operação eficiente de uma que vive no aperto no fim do mês.

Sem dados concretos, tudo vira tentativa e erro. Você acha que a frota está consumindo demais, mas não sabe exatamente onde está o problema. Pode ser um veículo desregulado, um motorista com hábitos ruins de direção ou até mesmo um abastecimento fora do padrão. 

Mas sem os indicadores certos, as suas ações de contenção podem não ter efeito nenhum.

Com os KPIs, você tem informação na palma da mão para agir antes que o prejuízo apareça. Eles mostram padrões de consumo, ajudam a identificar desperdícios e permitem que você tome decisões mais estratégicas.

E mais: ao longo do tempo, esses dados também ajudam a prever gastos, melhorando a previsibilidade financeira da frota.

Quando usar os indicadores da gestão de abastecimento?

Se você espera os custos saírem do controle para começar a olhar para os indicadores da gestão de abastecimento, já começou errado. Esses KPIs na gestão de frota

não servem só para apagar incêndios – eles precisam ser acompanhados o tempo todo para evitar que os problemas surjam.

Então, quando usar esses indicadores? Sempre.

Eles são essenciais para:

• Monitorar o consumo de combustível e identificar desvios de padrão antes que virem prejuízo;
• Controlar gastos e pagamentos na hora dos abastecimentos;
• Ajustar estratégias de roteirização e operação com base em dados reais de consumo e eficiência;
• Avaliar o impacto de mudanças na operação, como a adoção de novas tecnologias ou treinamentos de direção econômica para motoristas.

Quanto mais cedo você adotar eles na rotina da frota, mais rápido conseguirá otimizar custos e evitar desperdícios.

Quais são os indicadores da gestão de abastecimento?

Agora que já ficou claro por que os KPIs da gestão de abastecimento são indispensáveis, vamos ao que interessa: quais são os indicadores que você precisa acompanhar?

Abaixo, listamos os principais indicadores que ajudam a manter o controle da frota e evitar surpresas no fechamento do mês:

Indicador de consumo de combustível

Esse é um dos KPIs mais básicos e essenciais para uma boa gestão de abastecimento da frota. Ele mede o consumo médio de combustível de cada veículo, comparando a quantidade abastecida com a distância percorrida.

Se um veículo começa a consumir mais do que o esperado sem motivo aparente, pode ser um sinal de problemas mecânicos, desperdícios ou má condução do motorista.

Além disso, acompanhar esse indicador permite que você estabeleça metas de consumo e implemente ações para otimizar a eficiência da frota.

Custo por quilômetro rodado

Esse indicador mostra quanto sua frota gasta com combustível para percorrer cada quilômetro. O cálculo é simples: basta dividir o custo total do combustível pelo total de quilômetros percorridos no período analisado.

Se esse número estiver subindo sem explicação, é um sinal de alerta: algo na operação está saindo do controle. Pode ser o preço do combustível, a eficiência dos veículos ou até mesmo o planejamento de rotas.

Acompanhar esse indicador ajuda a identificar padrões e ajustar a operação para garantir que cada quilômetro rodado seja o mais econômico possível.

Quantidade de abastecimentos fora do padrão

Abastecimentos em postos não autorizados, fora do horário permitido ou com volumes maiores do que o necessário podem indicar fraudes ou uso indevido da frota.

Com esse KPI, você consegue monitorar se os motoristas estão seguindo as regras estabelecidas e se há desvios que precisam ser corrigidos antes que impactem os custos da operação.

O ideal é contar com um sistema que gere alertas automáticos sempre que um abastecimento suspeito ocorrer, permitindo uma ação rápida para evitar prejuízos.

Média de abastecimento por veículo

Saber quantos litros cada veículo consome em média por abastecimento permite identificar padrões e comparar o desempenho da frota.

Se um veículo específico está abastecendo mais do que os demais do mesmo modelo e categoria, pode ser um sinal de desgaste mecânico, manutenção inadequada ou mau uso.

Esse indicador também é útil para definir estratégias de economia, como troca de veículos pouco eficientes ou ajustes nos intervalos de manutenção preventiva.

Consumo de combustível por motorista

O comportamento dos motoristas influencia diretamente o consumo de combustível. Frenagens bruscas, acelerações excessivas e condução agressiva podem aumentar o consumo sem necessidade.

Monitorar esse KPI permite identificar motoristas que precisam de treinamento em direção econômica para melhorar a eficiência da frota.

Muitas empresas que adotam essa prática conseguem reduções no consumo de combustível apenas corrigindo hábitos ruins de direção.

Taxa de preenchimento de tanque

Sabe quando você abastece só um pouquinho porque acha que vai dar tempo de encher depois? Na gestão de frotas, isso pode ser um problema. A taxa de preenchimento do tanque mede a relação entre o volume abastecido e a capacidade total do tanque de cada veículo.

Se a frota abastece em pequenas quantidades várias vezes ao dia, isso pode significar perda de tempo com paradas frequentes ou até abastecimentos desnecessários. Um tanque bem planejado reduz idas desnecessárias ao posto e mantém a operação mais eficiente.

Acompanhando esse indicador, você consegue organizar o abastecimento de forma mais estratégica, evitando que os motoristas façam desvios de rota apenas para encher o tanque só um pouquinho.

Custo por litro de combustível

Sabe aquela história de que “o preço do combustível varia de um posto para outro”? Pois bem, o custo por litro de combustível é um indicador fundamental para monitorar exatamente isso.

Ele calcula o valor médio pago por litro em cada abastecimento da frota, ajudando a identificar padrões e a avaliar se o custo está dentro do esperado ou se alguns motoristas estão abastecendo em locais com preços mais altos do que o necessário ou mesmo mais baixos e arriscando uso de combustível adulterado.

Com esse dado em mãos, você pode identificar essas situações e encontrar alternativas condizentes, como negociar com fornecedores, criar regras de postos permitidos, e assim por diante.

Eficiência de combustível por tipo de rotas

Rodovia ou trânsito urbano? Trechos curtos ou viagens longas? A forma como a frota se desloca impacta diretamente o consumo de combustível, e é exatamente isso que o indicador de combustível consumido por tipos de rotas ajuda a entender.

Se a frota roda muito em trechos urbanos, o consumo pode ser maior por conta das paradas e retomadas de velocidade. Já nas rodovias, um veículo bem regulado tende a ter um consumo mais eficiente.

Com esse KPI, você pode ajustar rotas, identificar veículos que performam melhor em determinados trajetos e até mesmo reavaliar estratégias de distribuição e logística. O objetivo é simples: fazer com que cada gota de combustível seja bem utilizada.

Frequência de abastecimentos

A frequência de abastecimentos monitora quantas vezes os motoristas param para abastecer em um determinado período.

Uma frequência muito alta pode indicar problemas como planejamento ruim de rotas, tanques sendo preenchidos apenas parcialmente ou até mesmo possíveis fraudes de abastecimento.

Ao acompanhar esse indicador, você pode definir estratégias para reduzir essas paradas desnecessárias, garantindo que cada abastecimento seja feito na hora certa, no lugar certo e na quantidade ideal.

Rotas planejadas x realizadas

Planejar um trajeto eficiente é essencial, mas será que os motoristas estão realmente seguindo o roteiro definido? O indicador rotas planejadas x realizadas ajuda a monitorar se a frota está seguindo o plano ou desviando do caminho — e do orçamento.

Se há muitos desvios não planejados, isso pode significar maior consumo de combustível, abastecimentos fora da rota, paradas desnecessárias ou até mesmo uso indevido do veículo.

Acompanhando esse KPI, você consegue entender melhor o comportamento da frota, ajustar roteiros para mais eficiência e evitar surpresas na conta final de combustível.

Como saber para qual indicador olhar?

Com tantos indicadores da gestão de abastecimento disponíveis, pode surgir a dúvida: quais são os mais importantes para acompanhar no dia a dia da frota?

A resposta é: depende da sua operação. Cada frota tem suas particularidades e desafios específicos. Mas para facilitar, aqui vão algumas diretrizes para te ajudar a definir quais KPIs devem ter mais atenção:

• Se o custo com combustível está alto e você não sabe exatamente por quê:

Fique de olho no indicador de consumo médio de combustível, custo por quilômetro rodado e eficiência de combustível por tipo de rota. Esses KPIs vão te mostrar se o problema está nos preços pagos, na forma como os veículos são utilizados ou no planejamento da operação.

• Se desconfia de fraudes ou desperdícios:

Abastecimentos fora do padrão, frequência de abastecimentos e custo por litro de combustível são os KPIs ideais para monitorar se há irregularidades nos abastecimentos e evitar prejuízos.

• Se quer melhorar a eficiência da frota:

Avalie a média de abastecimento por veículo, rotas planejadas x realizadas e taxa de preenchimento de tanque. Eles ajudam a entender como os veículos estão sendo utilizados e se o planejamento das viagens está eficiente.

• Se deseja otimizar o desempenho dos motoristas:

O consumo de combustível por motorista e a eficiência de combustível por tipo de rotas permitem avaliar o impacto do comportamento dos condutores no consumo de combustível, ajudando a definir treinamentos ou ajustes operacionais.

Como monitorar esses indicadores na prática?

Na prática, você pode monitorar os indicadores de abastecimento de duas formas: manualmente, coletando informações dos registros dos motoristas e conferindo notas fiscais, ou com o apoio de tecnologias para gestores de frota.

Fazer esse acompanhamento manualmente, por meio de registros em papel e notas fiscais, pode gerar erros e tornar o controle inviável em frotas maiores. Com um sistema de gestão, tudo é atualizado automaticamente, garantindo dados precisos e decisões mais rápidas.

Nesse segundo cenário, pode exemplo, você pode usar ferramentas e tecnologias como cartões de frota que registram abastecimentos em tempo real no sistema de gestão ou sensores de nível de combustível integrados que fazem todo esse acompanhamento por você.

Mas antes de sair analisando números e tentando tomar decisões, é essencial garantir que os dados sejam confiáveis.

Não adianta ter um monte de informação desencontrada – se os registros forem imprecisos ou incompletos, pois as análises perdem valor e podem levar a decisões erradas.

O primeiro passo, então, é estruturar bem essa coleta de dados e contar com ferramentas que garantam precisão. Com isso resolvido, acompanhar e interpretar os indicadores se torna muito mais estratégico e eficiente.

Como otimizar a gestão com base nos indicadores?

Monitorar os indicadores da gestão de abastecimento já é um grande avanço, mas o verdadeiro valor está no que você faz com esses dados. De nada adianta ter relatórios completos se eles não geram mudanças reais na operação.

O segredo está em transformar os números em ações estratégicas e que tragam resultados concretos à operação!

Se os indicadores mostram que alguns veículos estão consumindo mais do que deveriam, pode ser hora de revisar a manutenção preventiva ou verificar se há problemas mecânicos. Se a frequência de abastecimentos está muito alta, talvez o planejamento de rotas precise de ajustes

E se os custos por quilômetro rodado estão acima da média, a escolha dos postos de abastecimento pode estar influenciando diretamente no orçamento.

Além disso, a tecnologia pode ser sua aliada na otimização. Soluções automatizadas, como um sistema de gestão de abastecimento, permitem configurar alertas para abastecimentos fora do padrão, ajustar regras de consumo e gerar relatórios detalhados em tempo real. 

Dessa forma, você pode tomar decisões que contribuem, de fato, para uma operação mais segura, econômica e eficiente.

Agora é com você! Comece a analisar e planejar melhor os abastecimentos da sua frota com o combo essencial que nós preparamos. Baixe e comece a usar imediatamente!