Quando os custos com combustível da frota estão sempre fugindo do controle, talvez o problema esteja na falta de ferramentas para gestão de abastecimento.

A realidade é que muitos gestores ainda dependem de registros e controles manuais, o que dificulta a identificação de desperdícios, fraudes e consumo irregular.

Uma gestão eficiente precisa de dados confiáveis e decisões rápidas. É aí que entram as tecnologias de abastecimento, que automatizam registros, evitam erros e garantem um acompanhamento preciso do consumo da frota.

E para saber quais são as ferramentas e tecnologias disponíveis, assim como qual é a melhor para a gestão de abastecimento da sua operação, continue a sua leitura!

Como controlar o combustível de uma frota?

O consumo de combustível pode variar de um veículo para outro, mesmo quando falamos de modelos idênticos. Fatores como manutenção, estilo de condução dos motoristas e rotas escolhidas influenciam diretamente nos gastos.

Ou seja, sem um acompanhamento preciso, fica impossível saber onde estão os problemas e onde estão as maiores oportunidades de economia.

Dito isso, o que fazer para controlar o combustível de uma frota? O primeiro passo é estabelecer processos operacionais bem definidos, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas de forma organizada. Isso inclui:

• Rotinas de recolha de notas e registros de abastecimento: saber exatamente quando, onde e quanto foi abastecido cada veículo.
• Controle da quilometragem rodada: acompanhar o desempenho real da frota e identificar padrões de consumo.
• Parcerias com postos de combustível: negociar melhores condições de abastecimento, garantindo preços mais competitivos e um abastecimento padronizado em locais confiáveis, evitando fraudes e variações inesperadas de preços.
• Planejamento de rotas: definir trajetos mais curtos e eficientes evita quilômetros desnecessários, reduz o consumo de combustível e melhora a produtividade da frota.
• Controle de peso dos veículos: cargas excessivas aumentam o consumo de combustível e podem gerar desgaste prematuro dos veículos. Monitorar e distribuir melhor os carregamentos evita desperdícios e melhora a eficiência da operação.

Mas não basta apenas ter esses registros. Como gestor, você também precisa desenvolver seus próprios processos para transformar esses dados em ações práticas. Que decisões você está tomando com base nas informações coletadas? Como esses números estão ajudando a melhorar a eficiência da frota?

Com os processos certos e as ferramentas adequadas, controlar o combustível da frota deixa de ser um desafio e passa a ser um diferencial estratégico para sua operação.

Quais são as ferramentas para gestão de abastecimento da frota?

Ter processos bem definidos para o controle de combustível da frota é essencial, mas sem as ferramentas certas, tudo pode acabar caindo na dependência de registros manuais e análises demoradas.

Automatizar e centralizar as informações torna o controle mais eficiente, reduzindo erros e permitindo decisões mais estratégicas.

Felizmente, hoje já existem diversas tecnologias na gestão de frotas para facilitar esse trabalho e garantir um controle mais eficiente. Vamos explorar as principais ferramentas para controlar combustível disponíveis e como cada uma delas pode te ajudar:

Planilha de controle de abastecimentos

As planilhas de controle de abastecimento são uma opção simples e acessível para pequenas frotas que estão começando a estruturar o monitoramento do consumo de combustível.

Elas permitem registrar, por exemplo, data e local do abastecimento, motorista responsável pelo veículo, quantidade de litros abastecidos e valor pago.

No entanto, o uso de planilhas tem limitações. Como a atualização é manual, os registros podem conter erros, ficar desatualizados ou não oferecer a agilidade necessária para tomar decisões rápidas.

Além disso, análises mais detalhadas demandam tempo e esforço. Por isso, à medida que a frota cresce, é importante considerar soluções mais automatizadas.

Cartões de abastecimento

Os cartões de abastecimento são uma alternativa eficiente para empresas que querem mais controle sobre os gastos da frota. Com eles, o gestor pode definir limites de consumo por veículo ou motorista, monitorar os abastecimentos em tempo real e gerar relatórios detalhados.

O problema é que muitos cartões tradicionais geram cobranças extras no litro do combustível por parte dos postos (algo permitido por lei), encarecendo os custos operacionais.

Por isso, é essencial optar por um cartão de abastecimento sem ágio, como o cartão VEIC, que garante preços justos e transparência no controle.

Sistemas de gestão de abastecimento

Um sistema de gestão de combustível automatiza o registro e o acompanhamento dos gastos com combustível, evitando falhas humanas e melhorando a eficiência da operação. 

Entre os principais benefícios desse tipo de tecnologia, estão:

• Registro automático dos abastecimentos, sem necessidade de conferência manual;
• Relatórios completos que permitem acompanhar a média de consumo e identificar padrões de gasto;
• Integração com outras ferramentas, como cartões de abastecimento e sensores de consumo.

Esses sistemas também oferecem alertas automáticos para identificar variações no consumo, ajudando a detectar problemas como fraudes ou abastecimentos fora do padrão. Quem busca mais previsibilidade financeira e um controle estratégico do combustível, essa é uma das melhores opções.

Telemetria veicular

A telemetria veicular permite um monitoramento completo do desempenho dos veículos da frota.

Com essa ferramenta, o gestor consegue acompanhar o consumo de combustível por veículo e por trecho percorrido, os hábitos de direção dos motoristas, como acelerações bruscas ou frenagens excessivas e a eficiência das rotas escolhidas e oportunidades para otimização.

Mais que evitar desperdícios, a telemetria também contribui para a redução de custos com manutenção, já que padrões de condução inadequados aumentam o desgaste dos veículos. 

Quando integrada a um sistema de gestão, essas duas ferramentas para gestão de abastecimento geram insights para tomadas de decisão mais precisas.

Sensores de consumo de combustível

Os sensores de consumo de combustível são como um “raio-x” do abastecimento da frota. Eles fornecem medições detalhadas sobre quanto combustível está sendo realmente consumido e podem identificar irregularidades, como desvios e desperdícios.

Essa ferramenta é ideal para empresas que precisam de dados mais detalhados sobre o uso do combustível na frota.

De modo geral, além do controle de abastecimento, essas soluções também fazem parte de um conjunto mais amplo de ferramentas para gestão de frota, ajudando no monitoramento e na otimização de custos.

Como saber qual a melhor ferramenta para a minha frota?

Depois de conhecer as principais ferramentas para gestão de abastecimento, surge aquela dúvida: qual delas faz mais sentido para a sua frota? A resposta depende de vários fatores, como o tamanho da operação, o nível de controle desejado e os desafios que você enfrenta no dia a dia.

Para te ajudar a tomar essa decisão, aqui estão alguns pontos que você precisa considerar:

Quantidade de veículos na frota

Se você gerencia uma frota pequena, até 10 veículos, talvez uma planilha de controle de abastecimento ainda consiga dar conta do recado. Mas à medida que o número de veículos aumenta, as informações se tornam mais complexas e a chance de erros cresce.

Nesse caso, um sistema de gestão de abastecimento consegue trazer muito mais eficiência e reduzir o trabalho manual.

Orçamento disponível

A adoção de ferramentas depende também do quanto você está disposto a investir no controle de abastecimento. Se o orçamento for limitado, cartões de abastecimento que “escapam” da cobrança do ágio dos postos já ajudam a garantir economia e transparência.

Mas se a ideia é ter um monitoramento mais detalhado, combinar o uso do cartão com sensores de consumo de combustível e telemetria veicular pode ser um excelente investimento para evitar desperdícios e fraudes.

Nível de controle desejado

Se você quer um controle básico dos abastecimentos, a planilha pode até ajudar no começo.

Mas se a ideia é reduzir custos, evitar desperdícios e ter previsibilidade financeira, um cartão frota combinado com um sistema de gestão de abastecimento permite um controle muito mais eficiente e automatizado.

Principais desafios da sua frota

Cada frota tem seus próprios desafios. Se o problema são gastos altos sem explicação, um sistema que gere relatórios detalhados pode ajudar. Se o objetivo é reduzir o consumo de combustível por motorista, a telemetria pode ser a melhor aposta.

Se a preocupação é evitar fraudes e desvios, o cartão frota com liberação de pagamento em tempo real é indispensável!

Integração com outras ferramentas da frota

Quanto mais dados cruzados, melhores as decisões. Se sua empresa já usa sistemas de telemetria, rastreamento ou manutenção, vale a pena escolher uma ferramenta que se integre a essas tecnologias, centralizando as informações e aumentando a precisão da gestão.

O segredo para escolher a melhor solução está em entender onde sua frota mais perde dinheiro e quais ferramentas para gestão de abastecimento podem otimizar esses custos.

Com a VEIC, você tem um cartão de abastecimento sem ágio e um sistema completo para controle de abastecimento, garantindo mais transparência, economia e previsibilidade. Conheça e faça parte da revolução na gestão de abastecimento!