Sem um bom planejamento, os custos saem do controle, a operação fica engessada e os imprevistos se tornam rotina. O problema é que muitos gestores não percebem os erros na gestão de frotas até que o prejuízo já esteja instalado.

Gerenciar uma frota envolve muito mais do que simplesmente abastecer veículos e acompanhar deslocamentos.

Falta de manutenção preventiva, consumo de combustível sem controle, decisões sem base em dados e até atrasos em taxas e tributos são apenas alguns dos deslizes que podem comprometer a frota.

Se algum desses pontos parece familiar, é hora de ligar o alerta. Confira agora os erros mais comuns na gestão de frotas, como eles impactam sua operação e, o mais importante, como evitar cada um deles.

O que caracteriza uma má gestão de frotas?

Se a frota está sempre enfrentando problemas como veículos parados, custos imprevisíveis ou dificuldades no controle de abastecimento, há grandes chances de que a gestão esteja falhando em algum ponto.

Uma gestão de frotas ineficiente pode ser identificada por alguns sinais claros, como não ter controle real sobre o consumo de combustível ou os gastos com manutenção, o que leva a desperdícios e prejuízos.

Ou então, por decisões baseadas em achismos, sem dados concretos, sem certeza de que está atacando os pontos realmente relevantes na operação.

Esses são apenas alguns exemplos. O grande problema de uma má gestão de frotas é que os erros podem virar uma bola de neve impossível de segurar a longo prazo.

16 erros na gestão de frotas (para conhecer e evitar)

1 – Falta de planejamento estratégico para a frota

Sem um planejamento claro, a gestão da frota vira um jogo de adivinhação. Quais são as metas da operação? Como reduzir custos sem comprometer a produtividade? O que precisa ser otimizado?

Sem essas respostas bem definidas, as decisões acabam sendo tomadas no impulso e os custos podem subir.

2 – Frota sem rotina de manutenção preventiva

Esperar um veículo quebrar para resolver o problema é a receita perfeita para gastos extras. A manutenção preventiva é a única forma de evitar consertos caros e paradas inesperadas na frota. Quem não leva isso a sério acaba pagando mais caro lá na frente.

3 – Não saber o histórico dos gastos operacionais

Se você não sabe exatamente onde e como está gastando o dinheiro da frota, como espera reduzir custos? Sem um registro claro dos abastecimentos, manutenções e demais despesas, as chances de desperdícios ou fraudes aumentam (e muito).

4 – Deixar de contabilizar todos os custos

O combustível é um grande vilão, mas ele não é o único custo da frota. Manutenção, pedágios, seguros, impostos e até depreciação dos veículos entram na conta. Ignorar qualquer um desses pontos pode distorcer a real lucratividade da operação.

5 – Não acompanhar mudanças no mercado e na legislação

A frota opera em um cenário dinâmico, com novas regulamentações, tecnologias e, principalmente, variações no preço do combustível. Quem não acompanha essas mudanças pode ser pego de surpresa e acabar pagando mais do que deveria.

6 – Não dar importância para o treinamento de motoristas

Se os motoristas não sabem como conduzir de forma econômica, não adianta cortar custos em outros lugares. Acelerações bruscas, frenagens constantes e uso inadequado do veículo aumentam o consumo de combustível e o desgaste da frota.

Outras questões, como regras de abastecimento e demais pontos de uma política de frotas também devem ser incluídos em treinamentos periódicos.

7 – Negligenciar a renovação da frota

Rodar com veículos ultrapassados pode parecer economia, mas na prática, significa mais consumo de combustível, manutenção frequente e risco de imprevistos mecânicos.

Saber o momento certo de renovar a frota faz toda a diferença no orçamento e produtividade das operações.

8 – Atrasar ou não fazer o pagamento de taxas e tributos

Deixar para pagar multas, impostos e outras taxas no último minuto pode gerar juros e problemas burocráticos para a sua gestão de frotas. Atrasos podem levar à retenção de veículos e prejudicar a operação.

9 – Desconsiderar a sustentabilidade

A pressão por soluções sustentáveis e a adoção de práticas ESG já são realidade em diversos setores e o transporte não fica de fora. O mercado está se movimentando para reduzir impactos ambientais e buscar alternativas mais eficientes.

Além de atender a essas exigências, investir em práticas sustentáveis pode trazer ganhos reais para a gestão da frota. Melhoria na produtividade, otimização de recursos e até redução de custos são apenas alguns dos benefícios de adotar soluções mais “verdes” na operação.

10 – Não revisar contratos com fornecedores

O contrato de combustível, manutenção ou aluguel de veículos foi feito há anos e nunca mais foi revisado? Pode ser que você esteja pagando mais do que precisa.

Negociar melhores condições pode ser um jeito interessante de promover economias e aumentar a qualidade das operações.

11 – Não cuidar do gerenciamento das rotas

Veículos rodando trajetos mais longos do que o necessário significam mais combustível consumido e mais desgaste da frota.

Com planejamento de rotas, é possível reduzir distâncias considerando fatores importantes, como horário, tráfego e semáforos, otimizar entregas e economizar de verdade.

12 – Ignorar a importância da análise de dados

Se a gestão da frota não usa números concretos para tomar decisões, a operação pode estar perdendo dinheiro sem nem perceber. Dados sobre consumo, desempenho dos motoristas e custos operacionais são essenciais para evitar desperdícios e melhorar a eficiência.

13 – Não usar telemetria nos veículos

A telemetria permite acompanhar o comportamento dos motoristas, consumo de combustível, tempo de marcha lenta e outros indicadores que impactam os custos da frota. Quem não utiliza essa tecnologia acaba perdendo a chance de otimizar a operação e reduzir gastos.

14 – Não conhecer o próprio negócio

Cada frota tem suas particularidades, e copiar estratégias de outras empresas pode não funcionar. Entender as reais necessidades da sua operação é o primeiro passo para tomar decisões inteligentes e evitar desperdícios.

15 – Não ter uma política de frotas objetiva

Sem regras claras, cada motorista pode abastecer onde quiser, rodar quantos quilômetros achar necessário e não prestar contas sobre o uso do veículo. Definir uma política de frotas com regras bem estruturadas evita gastos desnecessários e mantém a operação sob controle.

16 – Falta de controle sobre o consumo de combustível

Se o combustível representa um dos maiores custos da frota, não acompanhar de perto os abastecimentos é um erro grave. Sem controle, é impossível identificar desperdícios, fraudes e oportunidades de economia.

Como evitar esses (e outros) erros na gestão da frota?

Agora que você já conhece os erros mais comuns na gestão de frotas, a próxima pergunta é: como evitar que eles aconteçam na sua operação? A resposta está na combinação de planejamento estratégico, monitoramento contínuo e tomada de decisões baseada em dados.

Ter metas claras e entender os pontos críticos da operação ajuda a evitar desperdícios e a identificar oportunidades de otimização. Se o combustível está pesando no orçamento, por exemplo, não adianta simplesmente cortar gastos sem analisar onde estão os maiores problemas.

O mesmo vale para a manutenção: deixar para resolver só quando um veículo quebra pode custar muito mais do que seguir um plano preventivo.

Outro ponto essencial é a tomada de decisões baseada em dados. Se a gestão da frota ainda depende de achismos ou de comparações sem fundamento com outras operações, há um grande risco de seguir na direção errada.

O consumo de combustível, os gastos com manutenção e até o comportamento dos motoristas são indicadores valiosos para entender onde a frota está perdendo dinheiro e o que pode ser ajustado.

Além disso, a organização e o controle fazem toda a diferença. Uma frota sem regras bem definidas tende a ter custos desnecessários e dificuldades na operação.

Evitar os erros mais comuns na gestão da frota é só o começo.

Se você quer dar um passo além e otimizar de verdade os abastecimentos, reduzindo desperdícios e ganhando mais controle de frotas e dos custos da operação, temos um recurso essencial para te ajudar: baixe agora o Combo Essencial para Otimizar Abastecimentos da Frota!