Gerenciar o abastecimento de uma frota é um trabalho cheio de detalhes – e vai muito além de ficar de olho no preço do combustível. A cada curva, a cada parada, os desafios na gestão de abastecimento se acumulam. Mas calma, a gente tá aqui pra descomplicar!

Enquanto a volatilidade dos preços já é um problema por si só, gestores ainda enfrentam uma série de desafios operacionais no dia a dia: desde o controle de custos até a prevenção de fraudes, além da necessidade de integrar informações para uma visão detalhada e precisa dos gastos.

Confira cada um dos desafios na gestão de abastecimento e sua solução em detalhes:

Controle de custos

Com os preços subindo e descendo feito montanha-russa, manter o controle dos custos de combustível virou uma missão das mais complexas.

Mas o desafio não para aí: identificar o custo por quilômetro de cada veículo e entender como cada motorista está usando o combustível são dados essenciais para uma gestão eficiente.

Quer saber a solução? A resposta é um sistema que mostre em tempo real onde o combustível está indo e, claro, ajude a fechar o mês sem surpresas.

Essa ferramenta deve também permitir estabelecer limites de consumo. Um bom sistema de gestão permite acompanhar todos os gastos com precisão e identificar onde há oportunidades de economia, tudo isso sem o risco de surpresas no fechamento de contas.

Fraudes: uso indevido de combustível e registros falsos

Infelizmente, as fraudes fazem parte do jogo. Uso indevido, registros falsos – tudo isso complica a vida do gestor em controlar os gastos e garantir que o combustível está sendo usado apenas para as atividades da empresa.

E para dar um fim nelas, a resposta está em um sistema que monitora tudo com clareza. 

Uma solução como o cartão de abastecimento VEIC oferece uma camada extra de segurança, pois todos os pagamentos são autorizados na hora do abastecimento via aplicativo do motorista, garantindo que cada transação seja acompanhada em tempo real.

Rede restrita de postos credenciados

Muitos cartões de frota têm uma rede de aceitação limitada e ninguém merece ter que desviar a rota só para conseguir acessar um posto credenciado. Isso pode gerar atrasos e aumentar o consumo desnecessário de combustível.

Com o cartão de abastecimento VEIC, essa história de “posto restrito” acabou, já que ele é aceito em 99% dos postos de combustível no Brasil.

Agora, os motoristas podem abastecer sem precisar de desvio, ganhando tempo e reduzindo custos com combustível.

Falta de padronização e regras claras sobre o abastecimento

Sem regras, é cada um por si, e o resultado não é nada bom. É comum ver gestores perdendo o controle sobre o consumo e os motoristas sem um padrão para seguir. Isso resulta em inconsistências e problemas de custo.

Definir diretrizes e padronizar a forma de abastecimento é simples com um sistema que possibilita criar regras personalizadas.

Diferentes sistemas de gestão de abastecimento de combustível hoje possibilitam a criação de regras personalizadas para cada veículo ou grupo de motoristas, garantindo que todos sigam o mesmo padrão e facilitando o controle geral.

Registros manuais e integração de informações

Ainda é comum que alguns gestores tenham que lidar com registros manuais dos abastecimentos, o que não só dificulta a análise de dados como também aumenta a chance de erros.

Além disso, sem integração com outros sistemas de gestão, a visão geral da frota fica fragmentada.

A solução para este problema não poderia ser outra: você precisa contratar um sistema que permita a integração fácil e rápida com os demais sistemas utilizados em suas operações.

É a melhor maneira de conseguir driblar os registros manuais e conseguir uma visão integrada e completa, que facilite de verdade as suas análises e gestão, ajudando a contornar um dos principais desafios na gestão de abastecimento.

Planejamento de consumo e previsão de necessidades de abastecimento

Fazer previsões de abastecimento pode parecer bola de cristal, mas com relatórios detalhados e históricos de consumo, dá pra planejar sem grandes surpresas no caminho.

É algo fundamental para evitar imprevistos, mas são processos realmente desafiadores devido às variações de rota e à imprevisibilidade dos preços. Por sorte (ou conhecimento adquirido aqui com a gente), saber exatamente o quanto cada veículo consome traz previsibilidade e ajuda a evitar imprevistos.

Use sistemas dedicados à gestão de combustível que você passa a ter acesso a informações detalhadas sobre o consumo de cada veículo, permitindo um planejamento mais eficiente e reduzindo os custos.

Relatórios detalhados para decisões estratégicas

Ficar anotando cada abastecimento no papel (ou em planilhas que viram um pesadelo)? Isso não é mais viável.

Para uma gestão eficiente, é indispensável ter relatórios detalhados que permitam tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos. Porém, muitos gestores enfrentam dificuldades na obtenção desses relatórios de forma rápida e prática.

Com um sistema que se integra aos ERPs, você aposenta os registros manuais de vez e ganha uma visão completa de toda a frota.

Dessa maneira, você passa a identificar padrões, avaliar o desempenho e encontrar oportunidades de economia, apoiando decisões que melhoram a eficiência da frota.

Se você está procurando uma forma prática e segura de enfrentar esses desafios na gestão de abastecimento da sua frota, a VEIC está aqui pra isso. Conheça a VEIC e descubra como transformar a gestão de combustível com mais leveza e simplicidade!