Saber como funciona cartão de abastecimento pode ser o primeiro passo para você melhorar a gestão de combustível e financeira de suas operações da frota.
Muitos gestores ainda enfrentam dificuldades para acompanhar os gastos com combustível, evitar fraudes e garantir que cada litro abastecido seja bem aproveitado. E é exatamente nesse ponto que os cartões de abastecimento fazem a diferença.
Com regras personalizadas, relatórios automáticos e mais segurança nas transações, essa solução facilita a rotina da gestão e reduz desperdícios. Quer entender como tudo isso funciona na prática? Então, continue lendo!
O que é o cartão para gestão de frotas?
O cartão de abastecimento de frota é uma solução criada para tornar o controle de abastecimento mais eficiente e transparente.
Ele funciona como um meio de pagamento exclusivo para o abastecimento de combustível de frotas veiculares, permitindo que empresas monitorem e gerenciem os gastos da frota em tempo real.
Com esse cartão, você pode definir limites de consumo, acompanhar relatórios detalhados e evitar fraudes, garantindo mais previsibilidade financeira e organização para a operação.
Como funciona o cartão de abastecimento?
O cartão de frota é um alívio para quem não quer mais lidar com recibos amassados e reembolsos confusos. Mas como ele funciona na prática?
Basicamente, o cartão substitui o reembolso ou o pagamento em dinheiro, facilitando a gestão de gastos. O processo envolve etapas como autorização, regras de uso e registro das transações. Confira:
Como acontece a autorização do abastecimento?
Na hora do abastecimento, o motorista só precisa apresentar o cartão no posto credenciado — sem precisar recorrer à velha desculpa de “esqueci de pegar a nota”.
O pagamento só é autorizado se seguir as regras definidas pelo gestor, como postos permitidos, tipo de combustível autorizado e limite de valor ou volume de abastecimento.
Essa validação garante que o combustível está sendo utilizado corretamente e evita fraudes ou compras indevidas.
Como funciona o cartão de frota para registro e monitoramento das transações?
Cada abastecimento realizado com o cartão gera um registro automático, contendo informações como a data e hora da transação, localização do posto, quantidade de combustível abastecida, valor pago, identificação do motorista e placa do veículo.
Essas informações são enviadas em tempo real para o sistema de gestão da frota, permitindo que você acompanhe tudo sem precisar esperar por notas fiscais ou relatórios manuais.
Como definir as regras de uso do cartão de frota?
Um dos grandes diferenciais do cartão de frota é a possibilidade de criar regras personalizadas para cada veículo ou motorista.
Entre os principais controles, você pode definir um limite de valor por abastecimento, restringir o uso para determinados postos e autorizar apenas determinados dias ou horários para abastecer.
Essas configurações garantem que o abastecimento seja feito de forma segura, planejada e sem gastos desnecessários.
Como funciona o pagamento e a gestão dos custos?
Diferente do pagamento em dinheiro ou do reembolso, o cartão de frota centraliza todas as transações em uma única fatura, facilitando o controle financeiro.
Com cartões pré-pago, o gestor recarrega um saldo previamente, e os motoristas só podem abastecer dentro desse limite. Já com os cartões pós-pago, os abastecimentos são registrados e consolidados em uma fatura mensal para pagamento posterior.
Além de facilitar o dia a dia da frota, os benefícios do cartão de abastecimento vão além do pagamento simplificado. Com ele, sua operação ganha mais previsibilidade financeira, reduz processos burocráticos e melhora a organização dos custos da frota — além de evitar fraudes e melhorar a segurança das transações.
Como usar cartão combustível?
Agora que você já sabe como funciona o cartão de abastecimento, a próxima dúvida natural é: como usá-lo no dia a dia da frota? Na verdade, o processo é bastante simples:
- Apresentação do cartão no posto
No momento do abastecimento, o motorista apresenta o cartão combustível no posto credenciado. Alguns cartões exigem senha, QR Code ou identificação do veículo e motorista para garantir mais segurança na operação.
- Validação e autorização da compra
O sistema do cartão verifica se a transação segue as regras definidas pelo gestor, como limite de valor, tipo de combustível permitido e postos autorizados. Se estiver tudo certo, o abastecimento é liberado.
Em alguns casos, como no uso do cartão VEIC, o pagamento só ocorre com a liberação do gestor em tempo real.
- Registro automático da transação
Assim que o pagamento é realizado, todas as informações do abastecimento são registradas e enviadas para o sistema de gestão da frota, incluindo data e hora do abastecimento, quantidade abastecida e valor pago, entre outras.
- Acompanhamento da gestão de abastecimento
Todos os abastecimentos feitos com o cartão ficam disponíveis em relatórios detalhados. O gestor pode acompanhar os gastos, comparar consumo entre veículos e identificar oportunidades de economia.
Além disso, dependendo do tipo de cartão, é possível programar alertas para abastecimentos fora do padrão, evitando custos inesperados.
Qual o melhor cartão combustível para empresas?
A resposta para essa pergunta depende das necessidades da sua frota. O melhor cartão combustível é aquele que garante controle, economia e praticidade, sem taxas escondidas ou complicações na hora do abastecimento.
Você precisa considerar fatores como:
- Cobrança de taxas e ágio;
- Rede credenciada disponível;
- Integração do cartão com o sistema de gestão de abastecimento;
- Limitações na definição de regras de abastecimento;
- Facilidade nos pagamento;
- Auxílio para a gestão financeira da frota.
Um dos fatores para considerar na sua escolha são as cobranças de taxas e ágio. Muitos cartões cobram valores no processo que forçam os postos credenciados a cobrarem um percentual sobre o valor do combustível, encarecendo a operação. Prefira um cartão sem ágio, que garanta preços justos e previsíveis.
Além disso, é preciso considerar o tamanho da rede credenciada disponível. Um cartão com poucos postos parceiros pode limitar a mobilidade da sua frota. Escolha uma solução com grande cobertura nacional para evitar dificuldades de abastecimento.
Outro ponto importante na sua escolha é entender a diferença do cartão de abastecimento para o vale combustível.
Enquanto o vale combustível geralmente tem um valor fixo e pode ser usado pelo colaborador de forma mais flexível como uma forma de auxílio de custo, o cartão de abastecimento permite um controle rigoroso, com regras definidas para cada veículo e motorista.
Também pense em como funciona a integração desse cartão com o sistema de controle e o quanto isso impacta na sua gestão operacional e financeira.
Por exemplo, o cartão deve permitir que você acompanhe os abastecimentos em tempo real, defina limites e crie regras personalizadas, como postos permitidos e tipo de combustível autorizado.
Da mesma forma, ele deve agilizar o registro de valores abastecidos (entre outras informações), assim como oferecer faturas mensais consolidadas para facilitar a conciliação financeira.
Com um cartão de abastecimento, sua frota ganha mais controle, segurança e previsibilidade financeira, eliminando desperdícios e otimizando o acompanhamento dos custos de combustível.
Mas nem todos os cartões são iguais! Se você quer um cartão sem cobranças adicionais na hora de abastecer, com regras personalizadas e liberação em tempo real, a VEIC é a escolha certa para sua frota. Seja VEIC e leve sua gestão de abastecimento para outro nível!
