Vamos combinar: controlar o combustível não é lá o trabalho mais fácil para quem gerencia frotas, né? Afinal, estamos falando de um dos maiores custos operacionais, que pode fugir do controle se não houver bons métodos implementados na empresa.
E ninguém quer aquele susto no final do mês quando chega a conta, certo?
Dito isso, é importante ressaltar que o controle de combustível vai muito além de apenas saber quanto foi gasto em cada abastecimento, envolvendo estratégias para registrar, monitorar e otimizar o consumo.
E se você está perdido nessa missão, continue lendo para descobrir como transformar o controle de combustível em um aliado da sua operação.
Como fazer controle de combustível?
Como um gestor de frotas raiz, você provavelmente já enfrentou desafios como notas fiscais extraviadas, falta de registros precisos ou até mesmo inconsistências nos dados de abastecimento.
Esses probleminhas acabam virando um rombo no orçamento se não forem resolvidos. Mas, como fazer o controle de combustível de forma eficiente? Isso exige incluir em sua rotina atividades como:
Ter rotinas de registro
Primeiro passo? Bota ordem na casa: registre tudo direitinho, do valor ao número de litros. Esses dados são a base para identificar padrões de consumo e possíveis inconsistências.
Analisar indicadores de consumo
Métricas como quilômetros por litro (km/L) ajudam a entender o desempenho de cada veículo. Se um carro ou caminhão apresenta consumo acima do esperado, é sinal de que algo pode estar errado, seja na condução, manutenção ou até no abastecimento.
Centralizar as informações
Quanto mais dispersos os registros estiverem, maior a chance de erros. Portanto, busque formas de consolidar todos os dados em um único lugar, como sistemas ou planilhas específicas.
Monitorar regularmente
O controle de combustível é um trabalho contínuo. Separe um tempinho na semana pra bater o olho nos números, achar possíveis furos e ajustar o que precisar.
Como controlar o consumo de combustível?
Não basta saber quanto tá entrando no tanque. A grande sacada é entender como o combustível tá sumindo. Isso porque o consumo é influenciado por uma série de fatores, como o comportamento dos motoristas, o tipo de rota percorrida e até mesmo as condições dos veículos.
Para ter um melhor controle, você pode adotar práticas como treinamentos de motoristas, otimização de rotas e rotinas de manutenção preventiva.
E como marcar consumo de combustível?
Quer uma fórmula fácil? Quilômetros rodados divididos por litros consumidos, o famoso km/L. Por exemplo, se um veículo percorreu 500 km e consumiu 50 litros, seu consumo médio foi de 10 km/L.
Mas atenção: nada de relaxar nos registros, hein? A precisão depende disso.
Controle de combustível: sistema x planilha
Na hora de organizar o controle de combustível, dois métodos são amplamente usados: sistemas específicos e planilhas manuais.
Se a ideia é começar simples, planilhas são aquele “quebra-galho” básico. Geralmente, elas possuem baixo custo de aquisição. Elas também permitem registrar informações básicas de forma organizada e personalizada.
No entanto, há limitações e riscos, como maior chance de erros manuais, mais tempo para atualização e análise de dados e falta de integração com outras ferramentas.
Agora, se você quer jogar no nível máximo da eficiência, os sistemas são seu melhor amigo. Eles são ferramentas completas que automatizam boa parte do processo, centralizando informações e oferecendo insights estratégicos.
Suas maiores vantagens são ter a inclusão e visualização de dados em tempo real, a automação de registros e geração de relatórios, além de ter a possibilidade de integração com outros sistemas de gestão de frotas.
Como desvantagem, e esta pode variar conforme o sistema contratado, é o maior custo inicial de aquisição e necessidade de realizar treinamentos para a equipe.
Como dica para você se basear na sua escolha: frota pequena? Planilhas ainda dão conta do recado. Frota maior? Bora investir num sistema e parar de sofrer.
Controlar o combustível da sua frota não precisa ser esse bicho de sete cabeças. Com as estratégias certas e ferramentas modernas, você transforma um desafio em uma operação redondinha.
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