Se você é gestor de frotas, sabe que a cada abastecimento vêm aquelas preocupações: “Será que estou gastando muito?”, “E se tiver algum desvio?”, “Como otimizar o consumo?”. É aí que entra o cartão de abastecimento, o queridinho das empresas que querem acabar com esses problemas.
Essa solução é voltada exclusivamente para frotas, com a intenção de ser um facilitador no controle de custos de abastecimento de combustível de veículos da empresa. Seus benefícios incluem ainda a redução de fraudes e desvios.
O que faz o cartão de abastecimento?
O cartão de abastecimento é o “controlador oficial” dos custos de combustível da frota. Imagina só você, gestor, lidando com uma galera de motoristas, cada um com seu próprio jeito de rodar e gastar combustível (e sim, estamos falando de você!).
Sem um sistema organizado, o controle manual dessas despesas pode levar a erros e, pior, fraudes.
Com o cartão de abastecimento, você pode definir regras específicas, como limitar quanto cada veículo pode gastar por dia, semana ou mês ou definir quais postos os motoristas podem usar.
Como funciona o cartão de abastecimento?
O funcionamento do cartão de abastecimento é simples e prático. Ele é vinculado a um sistema ou aplicativo de gestão, permitindo que o gestor acompanhe, em tempo real, o consumo de combustível da frota.
Quando o motorista chega a um posto credenciado, ele usa o cartão para pagar o combustível. As informações da transação, como o valor, o local e a quantidade abastecida, são enviadas instantaneamente para o sistema de gestão.
Isso traz transparência e agilidade, reduzindo o trabalho administrativo do gestor e diminuindo a chance de erros manuais. Além disso, o gestor pode acessar relatórios detalhados a qualquer momento, ajudando na gestão de abastecimento de frota de forma eficiente.
Cartão pré-pago ou pós-pago?
O cartão para frotas pode funcionar tanto na modalidade pré-paga quanto pós-paga, dependendo da solução escolhida pela empresa.
Com o pré-pago, você coloca o valor que quer e pronto, o motorista só pode gastar até o limite que você definir. É tipo um cartão-presente… mas de combustível! Já no pós-pago, o cartão funciona como um cartão de crédito, onde todos os abastecimentos são registrados e cobrados em uma única fatura mensal.
Como ele se diferencia do cartão corporativo?
Embora o cartão corporativo seja amplamente usado pelas empresas para diversas despesas, o cartão de abastecimento de frota é uma solução mais focada e eficiente para o controle de combustível.
Nesse caso, o cartão corporativo não possui as mesmas ferramentas de gestão de consumo que o cartão de abastecimento oferece, como a definição de limites de abastecimento ou a possibilidade de monitoramento em tempo real.
Além disso, todas as transações relacionadas ao combustível são centralizadas, o que torna a auditoria muito mais simples e transparente.
E do cartão de crédito?
O cartão de crédito pode ser usado para pagar o combustível, mas ele não oferece o mesmo nível de controle e especificidade que o cartão de abastecimento de combustível proporciona.
Esse tipo de cartão até quebra um galho no posto, mas ele não chega nem perto do controle que o cartão de abastecimento oferece. Quer mais detalhes? Ele registra tudo: hora, local e até a quantidade exata de combustível.
Pode descontar o vale combustível do motorista?
Sim, a empresa pode descontar o valor do vale combustível do motorista, mas existem regras. O desconto do VT (vale-transporte) pode ser feito, desde que não ultrapasse 6% do salário líquido do colaborador.
É uma forma de garantir que o custo do transporte, seja para deslocamento pessoal ou de trabalho, seja justo tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Porém, quando falamos do cartão de abastecimento, trata-se de uma solução voltada para o abastecimento dos veículos da empresa que será utilizado para as operações de transporte da própria empresa, não é um caso de abastecimento de veículos próprios.
Como usar cartão combustível?
O uso do cartão combustível é bastante simples para os motoristas. Eles apenas precisam apresentar o cartão no momento de abastecer o veículo em um posto credenciado.
E para o gestor, a operação também é prática. Ele pode configurar o sistema para receber alertas e relatórios detalhados sobre o uso do cartão, como consumo de combustível por veículo e padrão de abastecimento.
Quais os custos associados ao cartão combustível?
Os custos? Depende do fornecedor, mas você pode ter algumas taxas, como a de adesão ou administração. Ah, e fique de olho nas redes limitadas — ninguém quer passar sufoco na estrada, certo?
Dependendo do provedor, o uso do cartão pode estar limitado a postos credenciados, o que pode ser uma desvantagem em rotas mais remotas (algo que não acontece com a VEIC).
É importante questionar e verificar essas questões antes de aderir uma solução para a sua frota.
Benefícios do cartão combustível para empresas
Os benefícios para empresas que gerenciam frotas são muitos. Alguns dos principais que podemos citar são:
- Controle financeiro: é possível monitorar e limitar gastos por cartão e motorista.
- Transparência: todas as transações são registradas, facilitando a auditoria.
- Segurança: reduz o risco de fraudes e uso indevido de dinheiro.
- Eficiência operacional: o gestor economiza tempo com a eliminação de processos manuais de controle de abastecimento.
Qual o melhor cartão combustível?
O melhor cartão de combustível depende das necessidades específicas da frota. É indiscutível que cada operação tem necessidades únicas, e o ideal é analisar quais funcionalidades serão mais úteis para o seu dia a dia.
Um dos aspectos mais importantes é a abrangência da rede de postos. Se sua frota circula por diferentes estados ou regiões, você precisará de um cartão aceito em uma ampla gama de postos.
Verifique quais redes são credenciadas e se estão presentes nas rotas frequentes de sua frota.
Um bom cartão de combustível deve fornecer relatórios detalhados que ajudem o gestor a monitorar o consumo.
Alguns cartões oferecem dashboards personalizáveis que mostram os padrões de consumo de cada veículo, ajudando a identificar comportamentos fora do padrão, como abastecimentos excessivos ou fora dos horários estabelecidos.
Além do controle básico de abastecimento, alguns cartões também oferecem funcionalidades extras, como limites de abastecimento por veículo, bloqueio de transações fora de postos credenciados ou alerta de comportamento suspeito.
A integração com plataformas de gestão de frotas é um diferencial que muitos gestores consideram essencial. Cartões que oferecem API para integrar dados diretamente em seus sistemas facilitam a automação de relatórios e o controle das transações, economizando tempo e evitando erros manuais.
Após considerar todos esses fatores, o melhor cartão de combustível será aquele que equilibra cobertura, controle e custo, atendendo de forma eficiente às necessidades da sua frota. A solução ideal é aquela que oferece um alto grau de personalização, para que você possa configurar os limites e parâmetros que fazem sentido para o perfil da sua operação.
Para gestores que procuram uma solução moderna e que vai além do comum, a solução VEIC se destaca. Com ela, sua empresa terá a garantia de preço justo, sem cobrança de ágio, e ampla rede de aceitação, cobrindo 99% dos postos no Brasil.
