O controle de abastecimento de uma frota vai muito além de apenas saber quanto cada veículo consome. Envolve entender o que está acontecendo com cada litro de combustível, desde o momento em que sai da bomba até onde ele realmente está sendo utilizado.
Para isso, é essencial ficar de olho em fatores como o consumo individual dos veículos, os hábitos dos motoristas e a manutenção preventiva.
Parece muita coisa para administrar? Calma!
Ter um bom controle de combustível é essencial para evitar desperdícios e otimizar os custos da operação e com as estratégias certas você pode aplicar isso de forma simples, eficiente e, o melhor de tudo, garantindo que sua frota rode mais e gaste menos.
Qual é o objetivo do controle de abastecimento?
Controlar o abastecimento da frota não é apenas uma questão de registrar notas fiscais. O objetivo principal é garantir que o combustível abastecido seja bem aproveitado e não ocorram desperdícios.
Entre os principais benefícios, podemos destacar redução de custos, previsibilidade financeira, prevenção de fraudes e incentivo à sustentabilidade.
Como fazer controle de abastecimento na frota?
Se você tem dúvidas sobre como fazer controle de abastecimento, saiba que não precisa ser complicado. Com um bom planejamento e as ferramentas certas, é possível reduzir desperdícios, evitar fraudes e garantir um consumo de combustível mais eficiente.
Para isso, você precisa:
Registrar todos os abastecimentos
Se sua frota abastece sem um registro adequado, você pode estar deixando brechas para desperdícios. Ter um histórico detalhado ajuda a entender o consumo real e a evitar surpresas no orçamento.
Registre informações como data, veículo abastecido, motorista responsável e quantidade de combustível.
Você pode tanto fazer isso com documentos, planilhas ou sistemas de gestão.
Definir políticas de frota para os abastecimentos
Estabeleça regras bem definidas que determinam onde e como os abastecimentos devem ser feitos. Postos credenciados, limites de consumo por veículo e horários específicos podem ajudar a manter a previsibilidade financeira e reduzir gastos desnecessários.
Monitorar o consumo de combustível da frota
Quando você identificar que um veículo está consumindo muito mais do que os outros da mesma categoria, pode haver um problema. Fique de olho nos fatores que podem impactar o consumo de combustível da frota, como: manutenção irregular, condução agressiva ou abastecimentos fora do padrão.
Inclusive, ferramentas como telemetria e sensores de consumo podem ajudar a monitorar esses fatores e agir preventivamente.
Priorizar cartões de abastecimento sem ágio
Os cartões de abastecimento tradicionais costumam ter um valor adicional ao do preço da bomba, o que pode encarecer os gastos da frota.
Optar por cartões que não pagam as taxas adicionais, como o cartão VEIC, permite um controle mais justo, com preços transparentes e sem surpresas no final do mês.
Acompanhar relatórios e tomar decisões baseadas em dados
Analisar os dados coletados é essencial para otimizar o controle de abastecimento. Relatórios bem estruturados ajudam a identificar veículos com consumo acima da média, comparar o desempenho entre diferentes períodos e planejar estratégias para redução de custos.
Com informações detalhadas, você tem um melhor direcionamento para tomar decisões que fazem sentido com a realidade das operações e, de fato, geram resultados.
Usar um sistema de controle de abastecimento
Para entender como fazer controle de combustível de forma mais eficiente, a tecnologia pode facilitar (e muito!) esse processo. Um sistema automatiza o registro de dados, evitando erros e permitindo um acompanhamento mais detalhado.
Sabe o que isso possibilita? Monitorar abastecimentos em tempo real, identificar padrões de consumo e gerar relatórios automáticos (e estratégicos) para a tomada de decisão.
Além disso, muitos sistemas possuem alertas automáticos quando algo foge do padrão.
Dicas para tornar o seu controle de abastecimento ainda mais eficiente
Agora, você já tem uma rotina de ações para controlar os gastos e consumo de combustível?
Então está na hora de conferir essas dicas para controle de abastecimento da frota que podem elevar ainda mais o nível da sua gestão:
- Dê atenção aos pneus: a calibragem e o estado dos pneus influenciam diretamente no consumo de combustível. Pneus desregulados aumentam a resistência ao rolamento, fazendo o motor trabalhar mais e consumir mais combustível.
- Considere os tipos de combustíveis: testar combustíveis alternativos ou de melhor qualidade pode ajudar a reduzir custos e melhorar o desempenho da frota, dependendo do tipo de veículo.
- Acompanhe as notícias e previsões sobre preços de combustível: o mercado de combustíveis é volátil, ninguém pode negar. Estar informado sobre tendências e variações de preços pode ajudar a planejar melhor os abastecimentos e reduzir custos.
- Tenha o auxílio de um sistema de roteirização inteligente: a escolha das melhores rotas evita trajetos desnecessários, reduzindo o tempo na estrada e o consumo de combustível.
- Integre diferentes sistemas da frota para maior precisão de dados: conectar o controle de abastecimento a outras ferramentas, como telemetria e manutenção, gera uma visão mais completa e melhora a tomada de decisão.
Ter um controle de abastecimento eficiente é o primeiro passo para uma gestão financeira mais saudável e uma operação mais previsível.
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