Os erros na gestão de abastecimento podem ser um pesadelo para qualquer gestor de frota. Os custos parecem sempre altos demais, a previsibilidade financeira fica comprometida e, no meio disso tudo, ainda tem o risco de fraudes e desperdícios. Parece familiar?

Gerenciar o consumo de combustível da frota não é tarefa fácil e, por isso, trouxemos aqui os principais erros que você precisa conhecer e como você pode (e deve) evitá-los!

Quais são os erros na gestão de abastecimento?

A rotina de um gestor de frota não é nada fácil. Você precisa garantir que os veículos estejam rodando sem problemas, que os motoristas sigam as regras e que os custos não saiam do controle.

Mas, no meio de tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo, os desafios na gestão de abastecimento são constantes e alguns erros podem passar despercebidos – e é aí que mora o perigo.

Pequenos deslizes no abastecimento podem virar um rombo no orçamento e gerar dores de cabeça que ninguém quer ter. Aqui estão os erros mais comuns que podem estar comprometendo a sua gestão de abastecimento:

Falta de controle sobre o consumo de combustível

Os erros no controle de combustível são mais comuns do que parecem e podem passar despercebidos no dia a dia. Você sabe exatamente quanto cada veículo da sua frota está consumindo? Se a resposta for “mais ou menos” ou “acho que sim”, temos um problema.

Sem um controle preciso, fica fácil perder dinheiro com abastecimentos excessivos, consumo acima da média e até fraudes. E claro que a recolha de notas do posto é um auxílio, mas não adianta confiar só nisso, porque elas não mostram a realidade do uso do combustível ao longo da operação.

Abastecimento sem planejamento

Se cada motorista abastece onde e quando quer, os custos podem disparar sem que você perceba. O preço do combustível pode variar bastante de um posto para outro e, sem um plano, você pode estar pagando muito mais do que deveria.

Além disso, abastecimentos fora do horário planejado podem atrapalhar a operação e gerar atrasos desnecessários.

Ignorar (ou normalizar) o custo de taxas extras no abastecimento

Muitos gestores aceitam o custo adicional no abastecimento como um “mal necessário”, mas essa cobrança a mais pode estar drenando seu orçamento sem necessidade.

Se a sua frota ainda paga valores inflacionados simplesmente porque está usando um cartão de abastecimento de frotas, está na hora de rever essa estratégia. É algo que pode parecer pequeno à primeira vista, mas, no fim do mês, o impacto no caixa da empresa pode ser bem maior.

Não dar atenção à manutenção preventiva

Pneus descalibrados, filtros de ar sujos e óleo vencido fazem com que os veículos consumam muito mais combustível do que deveriam. E sabe o que é pior? 

Esses problemas podem virar uma pane mecânica séria, colocando a frota fora de operação e gerando ainda mais custos.

Desconsiderar a influência da condução dos motoristas

Acelerações bruscas, freadas desnecessárias e velocidade acima do ideal fazem com que o tanque esvazie bem mais rápido do que deveria. Se você não está monitorando como sua equipe dirige, pode estar perdendo uma ótima oportunidade de economizar.

Deixar de usar tecnologia na gestão

Você ainda faz a gestão de frotas e de abastecimento de combustível com papel, planilhas ou métodos manuais? Vou te falar algo que pode doer, mas é conselho de amigo: você está perdendo tempo e dinheiro!

A tecnologia existe para facilitar sua vida e trazer mais precisão para a gestão. Com sistemas inteligentes, você consegue monitorar consumo, detectar desperdícios e tomar decisões mais estratégicas com base em dados concretos e com muito mais agilidade.

Negligenciar relatórios e análises estratégicas

Tomar decisões sem dados concretos é como dirigir no escuro. Se você não analisa relatórios periódicos sobre consumo, gastos e padrões de abastecimento, não consegue identificar pontos de melhoria.

Sem esse controle, sua gestão se torna passiva e reativa, ficando bem difícil de cortar custos e otimizar processos.

Não identificar fraudes e desvios

Fraudes no abastecimento existem e, sem controle, podem estar acontecendo bem debaixo do seu nariz.

Desvios de combustível, abastecimentos fantasma e até motoristas abastecendo veículos não autorizados são mais comuns do que se imagina. E se você ainda não tem ferramentas para monitorar e prevenir esse tipo de problema, pode estar sofrendo prejuízos sem nem saber.

O que fazer para evitar esses erros?

Agora que já falamos dos problemas, é hora de falar das soluções! E a boa notícia é que evitar esses erros não é tão complicado assim. Dá uma olhada no que você precisa fazer:

Tenha visibilidade total do consumo de combustível

Para evitar surpresas desagradáveis, você precisa de dados confiáveis. Um sistema de gestão de abastecimento ajuda a registrar informações detalhadas sobre cada abastecimento: quem abasteceu, onde, quando e quanto.

Dessa forma, você consegue identificar padrões de consumo, detectar desvios e agir rapidamente diante de situações problemáticas.

Planeje melhor os abastecimentos

Defina regras claras sobre onde e quando os motoristas devem abastecer. Postos com preços competitivos e boa qualidade devem ser priorizados. E, claro, abastecimentos desnecessários podem ser evitados com um planejamento melhor da logística das suas operações.

Diga adeus ao pagamento adicional no preço da bomba

Se você ainda está pagando os valores adicionais na hora de abastecer os veículos da frota, está na hora de buscar alternativas melhores, você não acha?

Cartões sem custo adicional, como o cartão VEIC, garantem que você pague um preço justo e evite taxas abusivas que só encarecem ainda mais a operação.

Mantenha a manutenção da frota em dia

Veículos bem cuidados consomem menos combustível. Simples assim. Adotar uma rotina de manutenção preventiva evita desperdícios e reduz o risco de quebras inesperadas, que podem afetar a produtividade da sua operação.

Capacite seus motoristas

Uma direção econômica pode fazer toda a diferença no consumo de combustível. Motoristas treinados evitam desperdícios e adotam práticas mais eficientes, como acelerações suaves, trocas de marcha no tempo certo e controle de velocidade adequado.

Monitore, analise e coloque ações em prática

Ter dados é bom, mas usá-los de forma inteligente é ainda melhor! O uso de tecnologias para gestores de frota permite conectar diferentes informações, tornando a análise de dados mais eficiente e facilitando a identificação de padrões de consumo e possíveis desperdícios.

Quando você tem uma gestão organizada e padronizada, com o auxílio de tecnologias para frotas, fica mais fácil analisar e conectar diferentes informações, identificando na hora o cerne dos problemas.

Na mesma batida, rapidamente você identifica as melhores práticas e ações para resolver as situações adversas em suas operações.

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