As fraudes no abastecimento podem ser um verdadeiro inimigo invisível que drena a sua frota. Não é impossível que, dia após dia, você esteja perdendo recursos sem perceber.

Essas fraudes podem acontecer de várias formas, desde abastecimentos falsos até a manipulação de notas fiscais. O resultado? Custos operacionais que explodem e deixam os gestores de frotas com um problemão nas mãos.

E sabe aquele ditado de que de grão em grão a galinha enche o papo? Pois bem, aqui, é o prejuízo que cresce e estoura o orçamento. Mas, sem pânico! Vamos explorar como prevenir esse tipo de problema na sua gestão.

Quais são os tipos mais comuns de fraudes no abastecimento?

Infelizmente, as fraudes no abastecimento são mais frequentes do que gostaríamos. Conhecer os tipos mais comuns é o primeiro passo para combatê-las.

E isso inclui:

• Abastecimentos falsos

Nesse tipo de fraude, o registro de um abastecimento é feito, mas ele nunca aconteceu de fato. No fim, quem abastece mesmo é o bolso do espertinho que desvia o dinheiro.

• Sobrecarga no abastecimento

Aqui, o veículo é abastecido além do necessário, e o combustível excedente é retirado depois (ou mesmo desviado na hora), geralmente para uso pessoal ou revenda.

• Notas fiscais adulteradas

Os dados da nota fiscal, como o volume de combustível ou o preço por litro, são alterados, criando uma diferença entre o que foi pago e o que foi realmente abastecido.

• Desvios de combustível

O combustível pago pela empresa é retirado do tanque do veículo e usado para fins pessoais ou vendido ilegalmente.

• Fraudes no uso de cartões combustível

Essa fraude envolve o uso indevido do cartão combustível, seja para abastecimentos que não pertencem à frota ou para desvio de recursos por meio de registros falsos.

• Combustível adulterado

Nesse caso, o combustível fornecido ao veículo não corresponde ao especificado, resultando em perdas de desempenho e até danos ao motor. Além disso, pode aumentar os custos com manutenções inesperadas.

• Uso indevido do veículo

Se um veículo da frota é usado para fins pessoais sem autorização, os custos de combustível podem aumentar injustificadamente, gerando despesas extras para a empresa.

• Pagamento duplicado

Fraude em que o mesmo abastecimento é cobrado duas vezes, seja por erro ou má-fé. Essa prática é mais difícil de identificar se os registros não forem centralizados e revisados regularmente.

Como identificar possíveis fraudes?

Achar fraudes no abastecimento pode parecer aquele jogo de encontrar as diferenças, mas com prática e as ferramentas certas, dá pra ser mais rápido que qualquer trapaceiro.

Por exemplo, verifique com frequência os relatórios de abastecimento. Procure por padrões inconsistentes, como veículos que mostram um consumo superior à média ou abastecimentos realizados em horários ou locais inusitados.

Você também pode comparar o consumo real com a média histórica. Calcule o consumo médio de cada veículo (km/L) e veja se há grandes desvios. Se um veículo normalmente faz 10 km/L e, de repente, passa a fazer 8 km/L, algo pode estar errado.

Também é preciso estar de olho nos registros de abastecimento. Confira se eles condizem com as rotas e o uso dos veículos. Abastecimentos fora de itinerário ou em locais não autorizados são bandeiras vermelhas.

Realizar auditorias regularmente ajuda a identificar inconsistências nos registros e verificar a autenticidade das notas fiscais e abastecimentos realizados. 

Além disso, muitas vezes, os motoristas podem perceber irregularidades que passam despercebidas no controle administrativo. Incentive um canal de comunicação aberto para relatar situações suspeitas.

Práticas recomendadas para prevenir fraudes

Prevenir fraudes no abastecimento exige um conjunto de boas práticas que garantem maior controle e transparência nas operações.

Implemente um sistema de gestão de abastecimento

Um sistema de gestão não é só uma planilha turbinada. Ele permite que você acompanhe abastecimentos em tempo real, cruze dados como consumo médio e localização e ainda automatize relatórios.

Ainda mais, ajudam a criar alertas automáticos para identificar possíveis anomalias, como abastecimentos fora do horário comercial ou volumes incompatíveis com o tanque.

Use cartões de abastecimento personalizados

Os cartões de abastecimento funcionam como “guardiões” do seu orçamento. Com eles, é possível determinar exatamente onde, quando e quanto pode ser abastecido.

Por exemplo, se o cartão é configurado para abastecer até R$500 por semana em postos credenciados, qualquer tentativa fora disso é bloqueada automaticamente. Menos espaço para erros e fraudes.

Estabeleça políticas claras de abastecimento

Regras bem definidas deixam tudo mais transparente. Especifique quais postos podem ser utilizados, qual é o limite de abastecimento por viagem ou semana e quais informações devem ser registradas após cada abastecimento.

Documente essas políticas em um manual acessível e realize treinamentos para a equipe. Afinal, regra boa é regra conhecida e seguida.

Escolha fornecedores confiáveis

Postos de combustível confiáveis não só oferecem produtos de qualidade, mas também evitam práticas como emissão de notas frias ou entrega de combustível adulterado.

Faça parcerias com redes reconhecidas e, sempre que possível, realize auditorias para garantir que tudo está em conformidade.

Fraudes no abastecimento não precisam ser um pesadelo constante para a sua operação. Com as ferramentas certas e práticas preventivas, você pode transformar esse desafio em uma oportunidade para otimizar os processos e garantir mais segurança para sua frota.

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